Trouver un extra pour ce soir : l'IA appelle votre vivier
Vendredi, 15h40. Le banquet pour 120 personnes commence à 18h00 et deux personnes du service se sont annoncées malades. Vous avez un vivier d'extras de soixante numéros – mais vous êtes en pleine mise en place. Un agent téléphonique IA appelle le vivier pendant que vous continuez à travailler.
Le vivier est grand – et muet au mauvais moment
En restauration et en hôtellerie, la liste de contacts est rarement le problème : étudiants, saisonniers du dernier hiver, anciens collaborateurs, gens du quartier qui font volontiers quelques soirs. Le problème, c'est l'heure à laquelle on en a besoin. Entre 15h00 et 17h00, personne dans un établissement n'a le temps de passer soixante appels – et c'est précisément là que se décide si la soirée tient.
S'y ajoute un problème de canal : une grande partie de ce vivier ne répond pas à un numéro inconnu. La recherche comporte donc toujours une deuxième vague – un SMS avec une question claire et un numéro de rappel à toutes les personnes qui n'ont pas décroché.
Ce qui doit être clair dans l'appel
- Horaire : heure de début et fin réaliste – « jusqu'à la fin du banquet » ne suffit pas
- Fonction : service, banquet, buffet, office, aide de cuisine, bar – avec ou sans expérience
- Tenue : pantalon noir, chemise blanche, chaussures fermées – annoncée dans l'appel, pas supposée
- Langues : français, allemand, italien ou anglais face au client
- Âge : pertinent pour le service d'alcool et les fins tardives
- Salaire : taux horaire et si repas et supplément du soir sont compris
Annoncez le salaire horaire dans l'appel. Cela paraît banal mais épargne la moitié des questions – et évite qu'une personne accepte puis se désiste deux heures plus tard parce que les conditions ne convenaient finalement pas. La CCT vous donne le cadre ; l'agent annonce simplement ce que vous avez enregistré.
À quoi ressemble un appel
IA : « Bonjour Madame Lopez, ici l'assistant numérique du restaurant Muster. Nous avons besoin de renfort ce soir au service banquet, de 17h30 à 23h30 environ. Auriez-vous le temps ? »
Mme Lopez : « Ce soir ? Oui, ça devrait aller. C'est payé combien ? »
IA : « 28 francs de l'heure, repas compris. Vous aviez déjà fait du banquet chez nous en juin – cela vous convient à nouveau ? »
Mme Lopez : « Oui bien sûr. Et je viens comment, noir et blanc ? »
IA : « Exactement : pantalon noir, chemise blanche, chaussures fermées. Je vous inscris pour 17h30 et vous envoie l'adresse et la personne de contact par SMS. À ce soir ! »
Garder le vivier vivant – pas seulement l'appeler en urgence
Un vivier d'extras se périme plus vite que toute autre liste. Les étudiants terminent, les saisonniers repartent, les numéros changent. Qui n'appelle qu'en cas d'urgence téléphone en urgence contre une liste à moitié périmée.
Une campagne d'entretien vaut donc la peine : une fois par trimestre ou avant le début de saison, sur tout le vivier, avec trois questions – es-tu toujours partant, quels jours de la semaine, dans quelle fonction. Elle tourne en arrière-plan, coûte quelques francs et garde la liste à jour pour le moment où cela compte.
| Occasion | Campagne | Quand la lancer |
|---|---|---|
| Absence aujourd'hui | vivier par fonction, arrêt selon besoin | immédiatement, plus vague SMS |
| Banquet la semaine prochaine | disponibilité pour une date précise | 5–7 jours avant |
| Début de saison | tout le vivier, jours et fonction | 4–6 semaines avant |
| Confirmation avant la mission | brève vérification auprès des inscrits | 2 heures avant |
Ce que cela coûte
Exemple : absence un soir de banquet
60 numéros, environ 25 minutes de conversation × 0.39 CHF ≈ 10 CHF par campagne
Plateforme dès 1'980 CHF par an avec 100 minutes gratuites par mois – voir Tarifs.
Comparé au chiffre d'affaires d'une soirée de banquet menée avec deux personnes de moins, c'est le calcul le plus simple de la journée.
Questions fréquentes
Le temps suffit-il si l'absence n'est connue que l'après-midi ?
En général oui. L'agent appelle jusqu'à 20 numéros en même temps ; un vivier d'extras de 60 personnes est parcouru en une dizaine de minutes. Qui ne décroche pas reçoit automatiquement un SMS avec un numéro de rappel.
L'agent peut-il aussi clarifier tenue et heure de fin ?
Oui. Tout ce que vous enregistrez dans le briefing, il le demande ou l'annonce : heure de début, fin prévisible, tenue, type de mission, salaire horaire. Cela évite les discussions à la porte.
Cela fonctionne-t-il aussi pour la planification saisonnière ?
Très bien même. Avant le début de saison, une campagne de disponibilité passe sur tout le vivier : qui est de la partie cet hiver, quels jours, dans quelle fonction ? Le résultat est une liste à jour au lieu d'un carnet d'adresses de l'an dernier.
Que se passe-t-il si quelqu'un accepte puis ne vient pas ?
L'agent peut faire une ronde de confirmation – par exemple deux heures avant le début, un bref appel ou un SMS. Un désistement déclenche alors automatiquement une campagne de remplacement, tant qu'il reste du temps.
En résumé
En restauration, la recherche de personnel se joue dans une fenêtre de deux heures – précisément quand personne dans l'établissement ne peut téléphoner. Un agent téléphonique IA utilise cette fenêtre : appels en parallèle, SMS pour toutes les personnes injoignables, indications claires sur l'horaire, la tenue et le salaire.
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