Der Kunde ruft an, möchte einen Termin. Statt Warteschleifen und Rückrufen nimmt eine KI den Terminwunsch in Sekunden auf und schickt ihn Ihnen per E-Mail. Willkommen in der Zukunft der Terminverwaltung.
Was ist automatische Terminaufnahme per Telefon?
Bei der automatischen Terminaufnahme übernimmt ein KI-Telefonassistent das komplette Termingespräch:
- Kunde ruft an
- KI fragt nach dem gewünschten Service und Zeitraum
- KI hält Name und Telefonnummer fest
- Kunde nennt seinen Wunschtermin
- KI schickt den Terminwunsch per E-Mail an Ihr Team
Das Ganze dauert unter 2 Minuten - ohne menschliches Eingreifen.
Live-Beispiel:
Kunde: "Ich möchte einen Termin für nächste Woche."
KI: "Gerne! Für welche Dienstleistung?... Welcher Tag und welche Uhrzeit passen Ihnen am besten?"
Kunde: "Donnerstag wäre gut."
KI: "Perfekt! Ich habe Ihren Wunsch für Donnerstag notiert und gebe ihn an das Team weiter. Das Team bestätigt Ihnen den Termin. Kann ich sonst noch helfen?"
Welche Angaben erhält Ihr Team?
Jeder Terminwunsch kommt per E-Mail zu Ihnen. Enthalten sind:
- Name und Telefonnummer - Damit Sie zurückrufen können
- Gewünschter Service - Wofür der Termin gewünscht ist
- Wunschtermin - Tag und Uhrzeit, die dem Anrufer passen
- Anliegen - Kurze Notiz zum Gespräch
- Zusammenfassung - Alles gebündelt in einer E-Mail
Für welche Branchen geeignet?
Arztpraxen & Zahnärzte
Terminwünsche für Kontrolltermine, Behandlungen und Beratungsgespräche automatisch aufnehmen. DSG-konform.
Coiffeure & Beauty
Terminwünsche für Haarschnitte und Behandlungen, auch für bestimmte Mitarbeitende.
Garagen & Werkstätten
Terminwünsche für Service, Reifenwechsel und Inspektionen automatisiert aufnehmen.
Berater & Coaches
Terminwünsche für Erstgespräche, Coaching-Sessions und Workshops aufnehmen.
Vorteile gegenüber manueller Terminaufnahme
| Aspekt | Manuell | KI-Terminaufnahme |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Bürozeiten | 24/7 |
| Wartezeit | Oft Minuten | 0 Sekunden |
| Fehlerquote | Möglich | ~0% |
| Parallele Anrufe | 1 | Unbegrenzt |
| Kosten pro Terminwunsch | ~5 CHF | ~0.80 CHF |
So richten Sie es ein (4 Schritte)
Schritt 1: Account erstellen
Registrieren Sie sich kostenlos bei Suisse Line. 7 Tage kostenlos testen – inkl. 60 Minuten, ohne Kreditkarte.
Schritt 2: Rückmeldeweg festlegen
Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse Ihr Team die Terminwünsche erhält.
Schritt 3: Terminarten definieren
Legen Sie fest:
- Welche Terminarten gibt es? (z.B. "Beratung", "Behandlung", "Service")
- Wie lang sind die Termine?
- Welche Wunschzeiten sind möglich?
- Welche Angaben soll der Assistent erfragen?
Schritt 4: Live schalten
Aktivieren Sie die Rufumleitung zu Ihrem Voice Agent. Ab sofort nimmt der Assistent alle Terminwünsche automatisch auf.
Bonus: Terminwunsch als Notiz per E-Mail
Der Voice Agent nimmt den Terminwunsch auf und schickt die Notiz per E-Mail an Ihr Team:
- Name und Telefonnummer des Anrufenden
- Gewünschter Service und Wunschtermin
- Ihr Team bestätigt den Termin
Fazit
Automatische Terminaufnahme per Telefon ist keine Zukunftsmusik mehr. Mit Suisse Line können Sie heute starten - und Ihren Kunden ein modernes Telefonerlebnis bieten, während Sie Zeit und Geld sparen.
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